10 najczęściej popełnianych błędów przy przekształceniu w spółkę z o.o.

Przy przekształceniu w spółkę z o.o. warto być świadomym najczęściej popełnianych błędów, które mogą sprawić, że proces przekształcenia będzie nieskuteczny lub nieopłacalny pod względem finansowym.

Aportowanie przedsiębiorstwa do nowej spółki z o.o. zamiast przeprowadzenia klasycznej, kodeksowej procedury przekształcenia

Przedsiębiorcy stosunkowo często starają się uniknąć pozornie skomplikowanej procedury przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki, dokonując aportu przedsiębiorstwa do nowej spółki z o.o. Rezygnacja z przekształcenia i wniesienie przedsiębiorstwa do spółki z o.o. aportem może jednak powodować utratę wcześniej zawartych kontraktów, udzielonych zezwoleń, wydanych decyzji itp. Z kolei w przypadku kodeksowego przekształcenia co do zasady przysługują one automatycznie przekształconej spółce z o.o.

Zastanawiasz się nad przekształceniem firmy w spółkę z o.o.? Sprawdź nasze książki, z których dowiesz się krok po kroku jak poprawnie przekształcić firmę w spółkę z o.o.!

Niewłaściwe opisanie wkładów wniesionych do spółki w umowie spółki przekształconej

Wielokrotnie pojawiającym się błędem przy opisywaniu wkładów wniesionych do przekształconej spółki z o.o. jest brak wskazania źródła pochodzenia tych wkładów. W umowach spółek przekształconych często nie wskazuje się bowiem, kiedy poszczególne wkłady zostały wniesione, ani jakie jest ich pochodzenie. W kolejnych latach funkcjonowania spółki może budzić to wątpliwości w zakresie tego, czy poszczególne wkłady zostały wniesione jeszcze przed przekształceniem, czy już po jego dokonaniu.

Brak analizy zawartych umów

Chociaż przepisy stanowią, że spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej, to w przypadku niektórych umów kontrahenci zastrzegają dodatkowe obowiązki związane z potencjalnym przekształceniem. W umowach kredytu czy leasingu dość często pojawiają się postanowienia zobowiązujące do zawiadomienia o przekształceniu lub uzyskania zgody kontrahenta na przekształcenie. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować nawet wypowiedzeniem tych umów i negatywnie odbić się na sytuacji ekonomicznej przekształconej spółki z o.o.

Brak analizy kwestii związanych z posiadanymi licencjami, zezwoleniami i dotacjami

Przekształcona spółka z o.o. pozostaje co do zasady podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane jednoosobowemu przedsiębiorcy lub spółce przed przekształceniem. Zasada ta może jednak zostać ograniczona przez przepisy ustawy lub decyzję o udzieleniu zezwolenia.

Analizy wymagają również dotacje unijne otrzymane przez spółkę. Co do zasady niedopuszczalne jest bowiem przeprowadzenie przekształcenia bez zgody czy też zawiadomienia instytucji przyznającej dotację. Najczęściej dotyczy to okresu trwania projektu, na który spółka otrzymała dotację albo tzw. okresu trwałości.

Brak analizy w zakresie posiadania nieruchomości rolnych

Rolny charakter posiadanych przez spółkę nieruchomości może prowadzić do wydłużenia procesu przekształcenia z uwagi na uprawnienia przysługujące Krajowemu Ośrodkowi Wsparcia Rolnictwa.

Zbyt długi proces zawiadamiania wspólników

Przepisy k.s.h. przewidują obowiązek dwukrotnego zawiadomienia wspólników spółki przekształcanej o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu. Zawiadomienia takie powinny nastąpić w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie oraz nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały. Tymczasem w pewnych okolicznościach dopuszczalne jest ograniczenie procesu zawiadamiania wspólników jedynie do niezbędnego minimum.

Nieumiejętny wybór dnia przekształcenia lub pozostawienie tej kwestii uznaniu sądu rejestrowego

Dzień przekształcenia stanowi dzień powstania przekształconej spółki z o.o., co związane jest ze złożonymi operacjami o charakterze księgowym, a także koniecznością dokonania rozliczeń zobowiązań o charakterze publicznoprawnym. Operacje te stają się jeszcze bardziej problematyczne, jeżeli dzień przekształcenia przypada w środku miesiąca.

Przypadkowy wybór biegłego rewidenta przy przekształceniu jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z o.o.

Zgodnie z k.s.h. w ramach procedury przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z o.o. konieczne jest zbadanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta i wydanie przez niego stosownej opinii. Sprawność działania biegłego, dobry kontakt z przekształcanym przedsiębiorcą i doświadczenie biegłego rewidenta mogą mieć istotny wpływ na szybkie przeprowadzenie całej procedury przekształcania.

Brak nadzoru nad wpisem przekształcenia

System powiadamiania wnioskodawców o wpisie przekształcenia wiąże się z pewnymi opóźnieniami w przesyłaniu tych informacji. Postanowienie o wpisie dostarczane jest bowiem pocztą po upływie tygodnia, a czasami nawet dwóch od dokonania wpisu. Tymczasem spółka powinna już od dnia przekształcenia posługiwać się nową nazwą i zaktualizowanymi danymi, a także prowadzić działalność w zmienionej formie prawnej. Pomimo braku możliwości przyspieszenia doręczania korespondencji wysłanej z sądu rejestrowego, można skorzystać z funkcjonującego online systemu KRS, który pozwala na bieżącą kontrolę dokonywanych wpisów.

Brak analizy skutków podatkowych przekształcenia

Przekształcenie rodzi skutki zarówno na polu podatkowym, jak i bilansowym. Często występującym błędem jest brak bieżącego doradztwa podatkowego i księgowego. Tymczasem właściwie zaplanowana procedura przekształcenia powinna uwzględniać konsekwencje podatkowe w zakresie podatków PIT, CIT czy PCC, co pozwala na ograniczenie niepotrzebnych kosztów. Zatem warto takie skutki przewidzieć i skonsultować ze specjalistą.

Planujesz przekształcenie w spółkę z o.o. i nie chcesz popełnić niepotrzebnych błędów? Zapraszamy do kontaktu  z doradcami z Kancelarii PragmatIQ, którzy przeprowadzili już setki przekształceń i wiedzą jak dobrze przeprowadzić cały proces. Zapraszamy również do zapoznania się z naszą ofertą. 

Paulina Bąk